Navigeren door sales tax in de Verenigde Staten: Een uitgebreide gids voor bedrijven

Voor bedrijven die gewend zijn aan Value Added Tax (VAT)-systemen in andere delen van de wereld, vormt de Verenigde Staten een unieke en vaak complexe uitdaging: het ontbreken van een federale VAT. In plaats daarvan hanteert de VS een systeem van sales- en use-tax, dat voornamelijk wordt beheerd op staats- en lokaal niveau. Dit fundamentele verschil vereist een andere benadering om belastingverplichtingen, registratievereisten en toepasselijke tarieven te begrijpen. Dit artikel heeft tot doel een uitgebreid overzicht te bieden voor ondernemers en zakelijke professionals die de complexiteit van sales tax in de Verenigde Staten willen doorgronden.

Het systeem van sales- en use-tax in de VS

In tegenstelling tot een VAT, die een verbruiksbelasting is die bij elke productiefase en distributiefase wordt geheven, is sales tax in de VS doorgaans een eenmalige belasting die wordt geheven op de uiteindelijke verkoop van goederen en bepaalde diensten aan de eindconsument. Bedrijven die belastbare goederen of diensten verkopen, zijn meestal verantwoordelijk voor het innen van sales tax van hun klanten en het afdragen daarvan aan de betreffende staats- en lokale belastingautoriteiten. Use tax daarentegen is een aanvullende belasting op aankopen gedaan buiten een staat voor gebruik binnen die staat, waarbij de verkoper geen sales tax heeft geïnd. Dit is vaak van toepassing op online aankopen van verkopers buiten de staat.

Het ontbreken van een geharmoniseerd federaal systeem betekent dat elk van de 45 staten (plus het District of Columbia) die een sales tax opleggen, zijn eigen regels, definities van belastbare goederen en diensten, vrijstellingen en tarieven heeft. Bovendien staan veel staten lokale jurisdicties (county's, steden en speciale districten) toe om aanvullende sales taxes op te leggen, wat leidt tot duizenden verschillende belastingtarieven door het hele land. Deze gedecentraliseerde structuur is de belangrijkste bron van complexiteit voor bedrijven die over staatsgrenzen heen opereren.

Belangrijke concepten: nexus en belastbaarheid

Twee cruciale concepten vormen de basis van sales tax-verplichtingen in de VS: nexus en belastbaarheid.

Nexus verwijst naar de voldoende fysieke of economische aanwezigheid die een bedrijf in een staat heeft en die een verplichting tot het innen van sales tax in gang zet. Historisch gezien was fysieke aanwezigheid (bijv. het hebben van een kantoor, magazijn, werknemers of voorraad) de belangrijkste factor voor nexus. Echter, de baanbrekende uitspraak van het Hooggerechtshof uit 2018 in South Dakota v. Wayfair, Inc. breidde de definitie van nexus uit zodat deze ook omvat